Bonjour à toutes et tous !
Ceci est un mail de la régie générale de la Grosse Entube à savoir Manon et Pedro. Vous avez affaire là à un mail copieux certes mais qui se veut néanmoins digeste :) ça va être le seul, on rentabilise.
Commençons déjà par deux erratums : Dans le précédent mail de la coordo l'invitation avait été donnée à toutes les personnes de venir le 11 août au château pour une journée de réunion. Alors non tout le monde n'est pas convié désolé, ça va être une journée de travail donc ne sont conviés que les référents et référentes de pôle. Sinon à 350 on ne va pas être bien efficace ! Dans la charte il est noté qu'une colo foraine pouvait débuter dès le 15 sept sur l'aérodrome. Et bien non plus ! L'aérodrome sera encore en exploitation sur ces dates et nous ne serons que quelques personnes présentes pour le traçage. Les premières arrivées des équipes peuvent se faire à partir du 18 sept (sauf plomberie, catering,.. mais ça on en a parlé entre nous c'est ok). Il y a une session constru scéno les deux premières semaines de septembre mais elle ne se fera pas sur l'aérodrome, il faut contacter les référents.es scéno si vous souhaitez y participer. Chose utile par ailleurs voici le fichier des contacts de toute l'équipe, ou presque. Déso si vous recevez le mail en double ou triple, on a croisé plusieurs fichiers pour avoir tout le monde. Pour beaucoup y'a que les adresses principales des collectifs ou cie, si vous voulez que vos équipiers.ières aient les infos faudra leur envoyer !
Entrons maintenant dans le vif du sujet. L'idée de ce mail est de transmettre quelques infos importantes et de vous donner une idée de ce qui nous attend, histoire que vous puissiez vous imprégner un peu de l'aventure.
En mini présentation fiche d'identité la grosse entube c'est : - rassemblement itinérant tous les deux ans des collectifs de fête foraine artisanale - chap concert, spectacle, scène foraine, bar, soin, espace orga,… - 80 jeux forains - 3000 personnes public - 5 ou 600 dans l'orga - un joyeux bordel :)
Vous trouverez le plan d'implantation en PJ. Nous vous laissons le soin de l'étudier, les zones sans remplissage ou nom au milieu du site sont les zones foraines, le reste est assez explicite normalement.
L'équipe scéno a rédigé une note d'intention pour le thème de cette grosse entube. “L'idée est de créer un canevas concret et cohérent pour jouer dessus, et inventer décors, rythmes, personnages et rituels, et donner du grain à moudre pour de belles entrées et sorties foraines.” Voilà c'est bien dit :) Vous trouverez la note en PJ.
Les grandes lignes du planning général. 1er au 17 sept : session constru scéno, référents.es ad hoc à contacter 16 - 17 sept : traçage sur site, peu de personne sur l'aérodrome 18 au 21 sept : montage des chapiteaux, mises en places de certaines équipes 21 sept : arrivée des forains foraines 22 sept au 25 sept : montage montage montage 24 sept : passage du bureau de contrôle elec dans l'aprem : tout doit être en place pour un plein feu et un test elec général 25 sept : passage de la commission de sécurité à 10h, moment sensible s'il en est car c'est là que l'on saura si on peut ouvrir au public ou pas, ce qui le cas échéant serait un peu chiant 26 au 28 sept : Grosse Entube in tha face - vendredi 26 septembre : 17h00 - 03h00 - samedi 27 septembre : 14h00 - 03h00 - dimanche 28 septembre :14h00 - 22h00 29 sept au 2 oct : démontage démontage démontage youpi ! Voici pour les grandes lignes, avec Manon nous allons faire une session de travail les 6 et 7 août où nous allons appeler tous les respos pour faire un grand check de l'orga, du planning,.. d'ici là ce serait bien que tout ce qui était encore un peu branlant dans vos pôles soit calé et le jour J merci de répondre au téléphone :) N'hésitez pas à nous appeler avant si vous avez des sujets particuliers que vous voulez qu'on étudie ensemble. Il nous reste 7 semaines avant le début du montage (ça fait bizarre dit comme ça hein..), il est maintenant grand temps de peaufiner l'orga.
Pour les infos un peu générales pratico pratique qui sont toujours bien à rappeler : - catering les 3 repas / jours - boissons à prix coûtant en ardoise positive - pas d'hébergement sur place, il faut venir avec son camion ou sa tente. Attention il fait frais le soir dans nos pré montagnes - douche chaude pour l'orga - pas de bouteille en plastique ramène ta gourde !
Vos jours de présences doivent impérativement être vus avec votre référent.e de pôle (qui croise avec les respos bénévoles et Milan) pour que vous soyez comptés dans les chiffres du catering. Nous avons vraiment besoin de cette visibilité vu qu'il s'agit de nourrir 500 ou 600 personnes, merci de vérifier dès maintenant que c'est vu avec votre référent.e nous avons besoin des chiffres définitifs par jour.
La trame proposée des journées de montage et démontage sera - 7h30 - 8h30 : ptit dej - 8h30 : réunion de dispatch de missions - 9h-12h30 : on envoie le pâté - 12h30 - 14h : on mange - 14h - 18h : on envoie de nouveau le pâté. Le soir, entre chien et loup (=onsaitpasencoreaquelleheure), nous ferons des moments d'infos, vie collective,.. pas trop long promis !
Nous voulions ensuite vous partager certains sujets ou problématiques.
Le premier est de faire rentrer tout le monde sur les parkings, et franchement ce n'est pas gagné. Si tout rentre bien comme dans le plan (ce qui ne sera pas le cas) nous avons 975 places pour 3000 personnes. ça donne 3,07 personnes par véhicule, en général on est plutôt vers les 2,3 personnes sur un festival. Donc c'est chaud. Cela rejoint le précédent mail de la coordo : la grosse entube est pleine comme une huître, les billets seront contrôlés au rond-point en bas et les personnes sans billet ne pourront pas monter. A nous tous toutes d'en informer nos proches déçus.es et de leur dire que pour la pérennité de la grosse entube et la tachycardie de nos équipes parkings et bien cette année, déso mais c'est full.
Hier nous avons eu la réunion de sécurité en préfecture avec commandant pompier, flic, service pref,.. Un moment intense et touffu qui s'est globalement très bien passé, c'était pas la fête chez mémé mais quand même un plutôt bon moment en vrai. Alors ça pinaille toujours un peu, faut bien légitimer le salaire, mais le travail en amont les a rassuré sur le sérieux et pour l'instant les voyants sont au vert. Ils n'en restent pas moins exigeants et pointus (et flics), le passage de la commission le jeudi avant ouverture sera donc un moment crucial. Pour les intéressés.es je peux vous envoyer le dossier de sécurité si vous voulez. Parce qu'on a dit à la pref qu'on le ferait, et parce qu'en vrai c'est utile, voici en PJ le plan d'évac avec les sorties de secours, la procédure d'évacuation, le plan de positionnement des extincteurs. A ce propos, on va lancer une commande de loc pour les extincteurs et BAES mais on en a certainement déjà plein en interne. Pourriez-vous me dire (rapidement) si vous en avez, combien et de quelle nature (H2O, CO2, poudre) ? Il faut impérativement qu'ils aient été vérifiés cette année.
Et tant que nous sommes dans les demandes à l'univers, on est en recherche active de : - longueur en tri 63 - prolong en 16A - gros stock de sangles cliquet - guinguette, il nous en faut plein, genre 700m. des raccordables de préférences du coup. Avec plein de guindes - ptit éclairage type quartz avec gélatte, par led Si jamais, vous pouvez me répondre sur ce mail je redispatcherai
Ensuite, l'éternel vidage de site les soirs de festival. A chaque fois c'est une purge, les gens sont heureux.ses de la vie et veulent rester mais nous on doit dormir pour accueillir le public avec un sourire le lendemain. La solidarité est de mise dans ce moment on ne peut plus chiant : se joindre aux copains copines qui font sortir le public, leur informer qu'il y a un super after dehors de 3h à 6h, et surtout ne pas faire de grappes accrochées au bar comme des huîtres sur lesquelles viennent se suraccrocher le public :)
La cohabitation chien / festival. Pas de bashing anti propriétaire de chien ici mais un appel à la responsabilité. On se rappelle des grosses entubes précédentes avec des chiens sans laisse qui bouffent dans les gamelles du catering ou carrément pissent dessus. Bon, on va pas gagner le prix hygiène et sécurité avec ça. Sans compter que de nombreuses personnes ont tout simplement peur des chiens et que c'est pas cool pour elle d'avoir des meutes qui cavalent de partout. Si vous ne pouvez pas faire autrement que de venir avec votre chien merci de le tenir en laisse et d'aller le promener plus loin pour le détacher, le collectif vous remerciera ! Pareil pour les merdes, Michel (ami et gracieux propriétaire du terrain) nous demande de pas en avoir partout, et nous aussi. Quand on en voit on peut les ramasser et les balancer plus loin dans la forêt.
De manière générale il faut avoir en tête que nous sommes tous et toutes responsables de la vie collective. Artistes, techniciens, référents, coordo, régie on a des rôles différents certes mais on est logés à la même enseigne, il n'y a pas d'accueillant ni d'accueillis. A 600 personnes on forme déjà un petit festival, à chacun.e d'être responsable, initiatrice.eur de petites choses pour améliorer le quotidien collectif. C'est important de garder ça en tête.
Voilà pour les quelques infos et sujets. Ces mois de préparation sont longs, parfois bien lourds de besogne et nous avons très hâte de vous retrouver. En attendant vous l'aurez compris il ne faut pas lâcher l'affaire sur cette dernière ligne droite, on avance ensemble. Elle va être belle cette entube.
Des bécots à toutes et tous et surtout à chacun et chacune
Manon et Pedro